Mit dem Herbst beginnen in vielen Kanzleien häufig schon die Planungen für die
Urlaubstage der Mitarbeiter des nächsten Jahres. Zur Unterstützung in der Praxis hat das
Verbändeforum IT des Deutschen Steuerberaterverbandes (DStV) eine Excel-Lösung mit
dem Namen „Abwesenheitsübersicht“ entwickelt. Das Tool wird jährlich aktualisiert und
steht allen Mitgliedern der Steuerberaterverbände unter www.stbdirekt.de in der Rubrik
DStV Infos / Verbändeforum IT zum Download zur Verfügung.
Die Vorteile des Excel-Tools
Das Tool soll der Kanzleileitung oder der verantwortlichen Person in der Lohn- und
Personalverwaltung ermöglichen, die Urlaubstage der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
zu planen und sofort zu sehen, ob eine Vertretung in diesem Zeitraum anwesend sein
wird. Gleichzeitig können andere Abwesenheitszeiten, z.B. aufgrund von Dienstreisen,
Weiterbildungen, Krankheiten, Home-Office-Tage oder das geplante Abfeiern von
Überstunden aktualisiert werden. In meiner Kanzlei planen wir mit dem Tool auch
rollierende Spätdienste und unsere Arbeitsberatungstage (die Tage färben wir uns farbig
ein) So sieht man auf einen Blick, wer wann in der Kanzlei zu erreichen ist. Nach
Genehmigung der Urlaube durch die Kanzleileitung wird eine Sicherungskopie erstellt.
Zusätzlich werden die Abwesenheiten im Outlook-Kalender eingetragen.
Der Aufbau des Tools
In der ersten Tabelle (Deckblatt und Erläuterungen nicht mitgezählt) erhält man eine
Übersicht, wie viele Urlaubstage jeder Mitarbeiter hat und wie viele Tage in der Kanzlei in
den einzelnen Monaten geplant werden. Am Tabellenende sieht man den Übertrag auf
das Folgejahr und den in Anspruch genommenen Urlaub des laufenden Jahres (Ist).
In der zweiten Tabelle erhält man die Übersicht, wie viele Tage für welche
Abwesenheitsgründe (krank, Kind krank, Urlaub, Sonderurlaub, Home-Office,
Überstunden, Lehrgänge etc.) je Mitarbeiter anfallen bzw. angefallen sind. Hier braucht
niemand zu rechnen. Ab der dritten Tabelle folgen die einzelnen Monate. Nach dem
Dezember sind am Ende noch die Schulferien aller Bundesländer vermerkt und in der
letzten Tabelle finden Sie die Feiertage aller Bundesländer. Die bundeseinheitlichen
Feiertage sind bereits in den einzelnen Monaten rot markiert, die anderen müssen
individuell gekennzeichnet werden. In der Kanzlei färben wir uns zusätzlich die
Schulferien gelb ein.
Viele Kollegen und Kolleginnen nutzen das Tool bereits in ihren Kanzleien. Sollten wir
auch Ihr Interesse geweckt haben, dann probieren Sie das Excel-Tool für das Jahr 2026
aus. Es ist abrufbar unter www.stbdirekt.de (StBdirekt.-Nr. 374835).
Wir sind bestrebt, unsere Arbeitshilfen und Tools weiter zu verbessern. Falls sich aus
Ihrer Sicht bei der praktischen Handhabung Verbesserungsvorschläge ergeben, senden
Sie diese bitte jederzeit per E-Mail an die DStV-Geschäftsstelle in Berlin
(dstv.berlin@dstv.de). Wir freuen uns auf Ihr Feedback.
